Les CV arrivent par mail, les arrêts de travail sont transmis sur le téléphone du dirigeant et les coordonnées bancaires circulent dans un dossier partagé. Chaque geste paraît pratique isolément. Ensemble, ils peuvent rendre difficile une question pourtant simple : qui détient quelles informations sur les salariés et les candidats, et pour quoi faire ?
Une donnée utile n’est pas une donnée intéressante
Une donnée personnelle est une information permettant d’identifier une personne, directement ou indirectement. Un nom, un commentaire d’entretien, une adresse ou une rémunération en sont des exemples. La première question n’est pas « pouvons-nous la stocker ? », mais « en avons-nous besoin pour un objectif précis et justifié ? »
Pour recruter, vous cherchez à apprécier l’aptitude à occuper le poste. Pour établir la paie, vous avez besoin d’autres données. Pour organiser le travail, le responsable n’a pas nécessairement besoin de connaître les mêmes détails que la personne chargée de l’administration. Réutiliser toutes les informations pour tous les usages crée une confusion inutile.
Répartissez les accès selon les tâches
Un dossier partagé avec toute l’équipe n’est pas adapté aux contrats, aux salaires ou aux justificatifs personnels. Donnez à chacun un accès à son nom et revoyez cet accès lorsqu’une personne change de rôle ou quitte l’entreprise. Pour transmettre un document à un prestataire, privilégiez le moyen de transmission protégé convenu avec lui et vérifiez le destinataire.
Les commentaires méritent autant d’attention que les documents officiels. « Doute sur sa disponibilité pour les horaires annoncés » doit être relié à des faits professionnels. Un jugement sur la vie familiale, la santé supposée ou l’apparence n’a pas sa place dans une grille de recrutement. Écrivez comme si la personne concernée devait lire la note : elle peut disposer d’un droit d’accès aux données la concernant.
Informez les personnes et fixez une durée
Les candidats et les salariés doivent recevoir une information compréhensible sur l’utilisation de leurs données, les destinataires, les durées et leurs droits. Le consentement n’est pas une formule magique à ajouter partout : la raison légale qui autorise cette utilisation dépend de ce que vous faites des données. L’exécution du contrat ou une obligation légale peuvent notamment justifier certaines utilisations des données pour gérer les salariés.
La CNIL, l’organisme qui protège les données personnelles, a publié en 2026 un guide des durées de conservation pour la gestion des salariés. Il aide à distinguer l’utilisation courante et la conservation de documents nécessaires comme preuve. Il ne faut donc pas conserver tout un dossier « au cas où », ni supprimer indistinctement toutes les pièces dès le départ. Les obligations de conservation varient selon les documents.
Un exemple : le dossier de candidatures partagé
Une société conserve dans un même dossier les CV de tous ses recrutements depuis six ans. Le responsable commercial, un ancien stagiaire et le prestataire informatique y ont encore accès. L’entreprise explique que certains profils pourraient servir plus tard, mais aucune date de réexamen ni information adaptée n’a été prévue.
La première action consiste à fermer les accès injustifiés. L’entreprise distingue ensuite les candidatures actives, les candidatures gardées pour de futurs recrutements selon des règles définies et les éléments éventuellement archivés pour un besoin légal ou de défense. Garder des candidatures pour plus tard ne permet pas de les conserver indéfiniment. Chaque ensemble reçoit un objectif, une durée et un responsable.
Appliquez aussi ces règles aux outils d’intelligence artificielle
Copier un CV ou une note d’entretien dans un outil d’intelligence artificielle transmet des informations à un autre service. Avant de le faire, vérifiez les garanties contractuelles, les usages des données, les accès et les paramètres. Une suppression du nom ne suffit pas toujours à rendre une personne impossible à identifier.
Une synthèse automatique peut également créer une appréciation erronée ou accentuer un biais. Relisez les résultats et conservez une décision humaine réelle. Pour comparer quelques candidats, une grille claire et limitée aux compétences attendues peut être plus facile à maîtriser qu’un classement opaque.
Si vous souhaitez agir maintenant, choisissez un seul emplacement : la boîte mail de recrutement ou le dossier administratif partagé. Listez les informations présentes, leurs utilisateurs et leur dernière utilité connue. Vous pourrez supprimer des copies inutiles, restreindre des accès et faire vérifier les durées avant d’étendre le travail au reste de l’entreprise.
Sources et repères
Références consultées le 14 octobre 2026. Les règles applicables dépendent notamment de votre activité, de votre effectif et de votre situation.